En un pasado no muy lejano, la mayor parte de los recursos económicos se dedicaban a la gestión de las operaciones y una mínima parte a la gestión de proyectos. Hoy en día esta situación ha cambiado drásticamente. La mayoría de las organizaciones se enfrentan al reto de cómo gestionar sus proyectos, tarea diametralmente opuesta a la gestión de operaciones.
Una economía basada en proyectos va ayudar a las organizaciones afrontar de una forma más eficiente los retos a los cuales van a ser enfrentados.
Este artículo analiza los efectos organizacionales que debe afrontar una empresa a la hora de poder desarrollar una correcta dirección de proyectos.
La mayoría de las organizaciones que hemos estudiado no cuentan en su staff a un a un director de proyectos, incluso no tiene muchos proyectos en mente. Es importante destacar que nosotras operaciones es nuestro día a día y que los proyectos suponen una apuesta por el futuro, para los cuales muchas veces falta tiempo de atención o no se les da la importancia oportuna.
Una estructura empresarial u organizacional que estimula los proyectos, fomenta una cultura hacia futuro, sustentable y colaborativa.
Después de la crisis por la pandemia se han observado cambios en las organizaciones de las empresas que afectan de una forma significativa a sus operaciones diarias. Indudablemente hay un aumento de las iniciativas de cambio, la aparición constantemente de nuevos proyectos, un resurgimiento de la transformación continua y de la aparición de nuevas iniciativas estratégicas.
Las empresas se enfrentan a los retos del crecimiento dadas las circunstancias supone una cierta aventura futuro. Cambios como son el comercio electrónico, los nuevos target de clientes, nuevas formas de operación cómo puedes el trabajo en línea, y estrategias novedosas que impuso la transformación de la empresa.
Para estos cambios suponen una profunda transformación tecnológica en todos los ámbitos de la empresa, la mayoría de las mismas se han visto la necesidad de modificar sus comités de gestión o contratar nuevos perfiles de directores.
Estamos viendo como muchas grandes corporaciones listadas en las bolsas de valores informan de la contratación de directores con la responsabilidad de llevar a cabo una transformación en la agenda estratégica y en muchos casos una transformación digital de calado.
En reuniones con pequeños empresarios, se muestra la necesidad de poder afrontar de una forma realista la situación actual y poder llevar a cabo una gestión de proyectos idónea a los nuevos cambios.
En términos generales, instituciones u organizaciones de todo tipo están analizando estrategias como:
- Impulsar grandes proyectos estratégicos en la organización
- Acelera de crecimiento a través del manejo de proyectos
- Crear Valor
- Cumplir con la agenda de sustentabilidad y diversidad
La nueva estrategia se tiene que llevar a cabo a través de proyectos y tiene que haber un líder que pueda responsabilizarse del ejecución de los mismos, medir su avance y racionalizar la implementación.
La importancia de los proyectos en un organización
El siglo pasado lo podemos definir como la época en la cual las operaciones de una empresa eran su centro de actividad. La mayoría de los directores tenían como principal objetivo la maximización de la rentabilidad a través de las operaciones en curso. Productividad, eficiencia, eficacia, rentabilidad son los términos que las escuelas de negocio se estudian con más fuerza.
Para apoyar todo este modelo, todas las organizaciones se estructuran en departamentos, las habilidades del personal están en función de los requerimientos de dicho departamento, los sistemas de información se ajustan a la operación, etc. Como resultado de los procesos de planeación hemos observado cómo la productividad de las empresas en las últimas décadas se ha venido incrementando incluso podemos decir que han llegado cuotas difíciles de superar.
Por ejemplo, la industria automotriz es un claro ejemplo de la eficacia y productividad ha superado año con año los márgenes de rentabilidad en sus operaciones, producir un coche cada día se hace con mejor calidad y menor costo. Cabe discutir si es eso lo que demanda el mercado.
Vemos que esta tendencia está cambiando, la pandemia Covid ha supuesto un punto de inflexión en la concepción que tenemos de las empresas y observamos que los signos y requerimientos de una transformación obstante en el ámbito organizacional demanda nuevos proyectos. Un cambio de paradigma de la operación diaria hacia una gestión donde el proyecto tiene más relevancia.
En las organizaciones emergen figuras como gestores y ejecutores de proyectos con más fuerza.
Gestión del proyecto
“Hace treinta años el 80% de los recursos de una organización se dedicaban a operaciones, y el 20% a proyectos; hoy, esa proporción se ha invertido”.
Muchos organizaciones no tienen una estructura organizacional ni un espacio dentro de la misma para soportar un trabajo basado en proyectos, que la operación diaria conviva con los proyectos a futuro. En muchos casos esta falta de claridad conlleva a que el COO sea el líder tanto en la operación diaria como los proyectos a futuro. Una carga adicional en el aumento de proyectos puede ocasionar un desfase muy profundo en la estructura de la compañía, desmotivación, proyectos no ejecutados y pérdida de Valor a corto plazo.
“Separar las funciones de dirección de operaciones y dirección de proyectos es muy importante a su vez dar de peso requerido a cada una de las posiciones en el organigrama de responsabilidades de la empresa”.
La organización debe de pensar en ser eficiente tanto en el día de hoy como futuro y sobre todo tener en mente que la carga de proyectos de aumentar por las necesidades de transformación que hoy día existe.
Los mercados están cambiando y están cambiando rápidamente, lo que significa que las empresas deben de adaptarse a los mercados de una forma rápida y en muchos casos distributiva.
Un director de proyectos es mucho más que un gestor de proyectos, no estamos hablando de llevar a cabo un proyecto sino de ejecutar la estrategia de la compañía a través de la priorización y selección de los proyectos más adecuados.
A la principal responsabilidad de un director ejecutivo de proyectos es poder trabajar y coordinarse con el resto los directores para llevar a cabo la estrategia de la compañía. Su responsabilidad es la selección la priorización y obtener los recursos adecuados para que en base a la estrategia la compañía se cumpla los objetivos los órganos de dirección han determinado. La selección y jerarquización de proyectos se debe realizar de acuerdo a los estándares de buen gobierno y la cultura que impere en la organización.
Cambio cultural.
Nos vamos encontrar que normalmente existe un sinfín de proyectos en cada empresa, sin que exista unas cuotas de una jerarquía de priorización y que dichos proyectos pueden crear cortacircuitos con el día a día de la operación.
Los gerentes tienen funciones de operación y tienen que llevar a cabo proyectos estratégicos. Esta situación puede generar un caos a corto plazo que conlleve un desajuste los procesos de transformación, tenemos que pensar que la operación significa el corto plazo fundamental en las organizaciones, y los proyectos suponen futuro. Cómo podemos convivir con ambos escenarios es hoy en día una de las claves de la organización.
Gobierno corporativo
Uno de los aspectos claves que en los últimos años hemos podido aprender en las organizaciones, es que independiente tener un buen producto un buen equipo de trabajo, aquellas organizaciones que no se organiza y no tienen elementos de gobernabilidad no van hacia adelante.
Establecer mecanismos de rendición de cuentas y de gobierno corporativo son fundamentales.
La dirección de proyectos desempeña un papel fundamental en la rendición de cuentas, exige altos grados de colaboración y de transversalidad. Los comités de proyectos deciden el futuro de la empresa, en muchos casos el CEO quiere participar en dichos comités por lo que una buena organización debe tener un gobierno corporativo acorde a una gestión idónea de su cartera de proyectos.
Asignación de recursos.
Normalmente las organizaciones que nos encontramos, van a soslayar e incluso minimizar el costo de gestión de los proyectos. Una asignación ineficiente de recursos puede llevar a una organización a perder la oportunidad de gestionar de una forma correcta su cartera de proyectos, perder el proceso de transformación que requiere dicha empresa y lo que es más importante tener problemas muy serios en la implementación y los resultados los proyectos que quiere llevar a cabo.
Indudablemente no todos proyecto se van ejecutar, ni todos los proyectos ejecutados van a tener los resultados deseados, un ratio aceptable puede consistir en los siguientes puntos:
- 10% de la ideas se transforman en proyectos
- 25% de los proyectos se ejecutan
- 50% de los proyectos ejecutados dan resultados idóneos
= 1 de cada 100 ideas llega obtener resultados positivos
La clave de la creación de Valor y de una buena organización basta de mejorar dicho ratio puede constar en:
- Optimizando los recursos empleados
- Proponiendo a los gestores idóneos
- Creando un soporte organizacional basado en la cultura colaborativo
- Foco en la gestión de los proyectos
Mejores prácticas en la gestión de proyectos
Una mejor y más valiosa práctica en la gestión de proyectos va a suponer una ventaja competitiva para las organizaciones.
La gestión de proyectos garantiza a la organización el desarrollo de las mejores capacidades para entregar una mejora en los procesos organizacionales. Una labor fundamental para un gestor de proyectos es poder crear la organización idónea para que los proyectos puedan rendir sus frutos.
Cultura de creación de Valor y orientada hacia resultados.
Los gestores de los proyectos deben estar orientados hacia la creación de Valor dentro de la compañía y no solo al desarrollo e implementación del proyecto o por sí mismo. Es muy importante un cambio de mentalidad a la hora de ejecutar un proyecto por ejemplo, observamos que muchos proyectos el objetivo fundamental es la ejecución del mismo independientemente de los resultados que a futuro pueda generar el proyecto para la empresa.
Todas las organizaciones necesitan proyectos, pero no todas las organizaciones necesitan un único gestor de proyectos. Es importante que determinemos dentro del organigrama la implementación de gestores de proyectos siempre y cuando:
- Existe falta de claridad en el número de proyectos que se están llevando a cabo y su priorización.
- Existan los recursos necesarios para poder llevar a cabo los proyectos
- Existe una cultura idónea para la ejecución y puesta en marcha de los proyectos
- Exista una clara visibilidad sobre Valor esperado y creado a partir de las iniciativas y proyectos críticos
- Que la alta dirección tenga una idea clara de la importancia de los proyectos para el logro de los objetivos de la empresa
- Que la alta dirección funja como patrocinadores de los proyectos más relevantes.
En muchas organizaciones se debate la necesidad de contratar personal específico para la gestión de proyectos o llevar a cabo los mismos dentro de la estructura organizacional existente en ese momento. Desde nuestro punto de vista cualquier decisión que tomemos debe basarse en los resultados finales y no en la minimización del costo operativo. ¡Cuántas empresas han tomado la decisión siempre en función del costo!
Perfil de un gestor de proyectos
Es importante destacar el perfil que va a tener el líder en gestión de proyectos:
- Mentalidad ejecutiva y de crecimiento
- Pensamiento o estratégico y criticó
- Creación de objetivos y de Valor
- Liderazgo de situación de inteligencia y emotiva, con claras dotes de integración y comunicación dentro de una organización
- Gestión del cambio
- Y capacidad de llevar las ideas a la realidad.
El éxito de un gestor de proyectos no sólo se va a basar en su capacidad y sus características profesionales sino también en la estructura organizacional en la cual va a realizar e implementar los proyectos.
Debe existir una independencia entre los distintos miembros del consejo de dirección, se debe de dar la suficiente responsabilidad y recursos económicos para llevar a cabo la misión, debe existir una perfecta y coherente línea de comunicación con la alta dirección.
Hoy en día la mayoría de los líderes reconocen que las organizaciones tienen que adaptarse rápidamente a los nuevos retos de los mercados y basarse en proyectos en verde una eficiente operación.
Una economía basada en proyectos va ayudar a las organizaciones afrontar de una forma más eficiente los retos a los cuales van a ser enfrentados.
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