Presupuestos financieros, herramienta de gestión.

Una de las competencias financieras más cruciales que los directivos deben dominar es la elaboración y supervisión de presupuestos financieros, es decir, el proceso de preparar y supervisar un plan financiero que estima los ingresos y gastos a lo largo de un período definido.

El presupuesto es una habilidad de gestión esencial que puede impulsar el éxito organizacional. Con una comprensión clara de los procesos y objetivos de su empresa, un plan bien desarrollado para evaluar el rendimiento y un conocimiento de los principios financieros, puede tomar decisiones más informadas y asegurarse de que su equipo alcance sus metas.

Presupuestos financieros, garantía de futuro

En su nivel más básico, un presupuesto garantiza que un equipo o departamento cuente con los recursos necesarios para lograr sus objetivos. Para los directivos, el presupuesto sirve como una herramienta vital para:

• Comunicar expectativas y metas a las partes interesadas.
• Movilizar equipos y departamentos en torno a los objetivos organizacionales.
• Evaluar el rendimiento individual y grupal.
• Obtener una visión de la salud financiera de una organización.
• Asignar recursos estratégica y adecuadamente.

Cinco consejos para la elaboraciíon de un presupuesto

Si desea cosechar los beneficios de estas técnicas, aquí hay cinco consejos de presupuesto que puede utilizar para convertirse en un mejor directivo.

1. Conozca el Cronograma y los Procedimientos de Presupuesto de su Organización Al comienzo del proceso, familiarícese con los plazos y procedimientos de presupuesto de su organización. Es posible que sus números dependan de los objetivos financieros establecidos por su supervisor y otros jefes de departamento. Conocer cuándo se deben entregar entregables específicos le ayudará a gestionar eficazmente su tiempo y conectarse con las partes interesadas que pueden informar sus decisiones de asignación.
2. Aproveche los Datos Financieros Además de conectarse con las partes interesadas, aproveche los datos financieros existentes en su proceso de toma de decisiones. Al analizar los estados financieros, puede obtener una visión de la salud financiera de su organización y determinar cómo asignar recursos de manera adecuada.

«Las condiciones comerciales cambian rápidamente, y basar su presupuesto actual en información histórica puede afectar negativamente a los presupuestos en otras áreas de una organización»,

escribe John Wong, director asociado sénior de Planificación y Análisis Financiero de HBS Online, en un artículo para el blog Business Insights.

3. Trabaje Hacia Metas Comprender los objetivos de su organización es fundamental para la elaboración exitosa de presupuestos. Este conocimiento puede ayudarle a desarrollar una imagen clara de cómo el trabajo de su equipo se ajusta a los objetivos clave de la empresa y promueve su misión general.

Por ejemplo, su empresa puede estar planeando una iniciativa importante de cambio organizativo, como una rediseño de su sitio web. Como parte de este proceso, su equipo será responsable de redactar textos web, crear vídeos y diseñar gráficos.

Con estos requisitos en mente, puede desglosar el trabajo de su equipo en entregables específicos y partidas presupuestarias, teniendo en cuenta todos los recursos que sus empleados necesitarán para producir los resultados deseados y llevar el proyecto a su conclusión.

4. Evalúe el Rendimiento Al preparar su presupuesto con la misión de su organización en mente y un conjunto detallado de entregables, puede desarrollar una hoja de ruta para evaluar el rendimiento. Haga un seguimiento de los gastos para poder comparar sus gastos con los costos proyectados y manténgase en estrecho contacto con otras partes interesadas para asegurarse de que el calendario de trabajo de su equipo esté en sintonía con los planes de proyectos de toda la empresa.

Los entregables en su presupuesto pueden servir como hitos clave que informan sobre cómo gestionar el tiempo de sus empleados y proporcionar retroalimentación. Si una tarea en particular corre el riesgo de no completarse o de incurrir en costos adicionales, esté preparado para modificar las cantidades de las partidas presupuestarias y las fechas de entrega.

Mantenga este tipo de flexibilidad a lo largo del proceso de gestión de presupuesto y esté listo para reasignar recursos, cuando sea necesario, para garantizar que su organización esté bien posicionada para alcanzar sus objetivos.

5. Comunique el Progreso y los Resultados La comunicación clara y constante es crucial al supervisar un presupuesto. Establezca una cadencia regular para reunirse con las partes interesadas clave y reportar las contribuciones y resultados de sus empleados. Utilice técnicas de visualización de datos para ilustrar el progreso de su equipo y destaque cualquier logro o deficiencia que pueda tener implicaciones que trasciendan más allá de sus informes directos.

Dedique tiempo a mantener a sus empleados informados. Mantenerlos al tanto del impacto de su trabajo puede ayudarles a sentirse más comprometidos y motivados.

Razones porque las Pymes no hacen un presupuesto

xisten varias razones por las cuales las pequeñas y medianas empresas (PYMEs) a menudo no elaboran presupuestos, aunque es importante destacar que esto puede variar según la situación específica de cada empresa. Algunas de las razones más comunes incluyen:

• Recursos Limitados: Las PYMEs a menudo operan con recursos financieros y humanos limitados. Pueden carecer de personal especializado en finanzas o tiempo para dedicarse a la elaboración de presupuestos.
• Falta de Conciencia: Algunos propietarios de PYMEs pueden no estar plenamente conscientes de la importancia de los presupuestos en la gestión financiera. Pueden considerarlos como una tarea adicional y no prioritaria.
• Complejidad Percibida: La elaboración de un presupuesto puede parecer complicada y abrumadora, especialmente si no se tiene experiencia previa en finanzas. Esto puede disuadir a algunos dueños de negocios.
• Incertidumbre del Entorno Empresarial: En un entorno empresarial caracterizado por la incertidumbre, como lo fue durante la pandemia de COVID-19, algunas PYMEs pueden sentir que es difícil prever sus ingresos y gastos con precisión, lo que puede llevar a la renuencia a elaborar un presupuesto.
• Enfoque en el Corto Plazo: Algunas PYMEs se centran en el corto plazo y en resolver los desafíos inmediatos. Esto puede llevar a la falta de planificación a largo plazo, como la creación de presupuestos anuales.
• Temor a la Restricción: Algunos dueños de PYMEs pueden temer que la elaboración de un presupuesto los restrinja en sus decisiones comerciales. Pueden verlo como un obstáculo para la flexibilidad.
• Falta de Capacitación: La falta de capacitación y conocimientos financieros puede ser una barrera. La elaboración de un presupuesto requiere comprender conceptos financieros y saber cómo utilizar herramientas o software adecuados.
• Falta de Motivación: Algunos propietarios de PYMEs pueden carecer de motivación para planificar y establecer metas financieras. Pueden estar más enfocados en la operación diaria del negocio.

Es importante señalar que, a pesar de estas razones, los presupuestos son una herramienta valiosa para las PYMEs, ya que les permiten planificar, controlar sus gastos, establecer metas y anticipar problemas financieros. La falta de un presupuesto puede aumentar el riesgo financiero y dificultar el crecimiento sostenible de la empresa. Por lo tanto, animar a las PYMEs a superar estas barreras y adoptar la práctica del presupuesto es esencial para una gestión financiera más sólida y efectiva.

A pesar de estas limitaciones, los presupuestos contables siguen siendo una parte fundamental de la gestión financiera de muchas organizaciones. La clave para aprovechar al máximo los presupuestos es reconocer estas limitaciones y abordarlas de manera estratégica, manteniendo un equilibrio entre la rigidez y la flexibilidad, y fomentando la comunicación y la colaboración en todo el proceso presupuestario.

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