¿Qué es planificar?, los presupuestos y la previsión.

La planificación, los presupuestos y la previsión son típicamente un proceso de tres pasos para determinar y trazar los objetivos financieros a corto y largo plazo de una organización.

El proceso de planificación, que incluye la planificación, presupuestación, pronóstico, análisis e informes, presenta un desafío formidable para muchas empresas, independientemente de su tamaño o industria.

La planificación es un componente crucial tanto para la gestión financiera como para el rendimiento operativo, y puede contribuir en gran medida al éxito general de una empresa, especialmente en el entorno empresarial actual, donde competidores disruptivos ingresan incluso en las industrias más arraigadas en tradición.

La planificación proporciona un marco para los objetivos financieros de un negocio, generalmente para los próximos tres a cinco años.
Los presupuestos detallan cómo se llevará a cabo el plan mes a mes y abarca elementos como ingresos, gastos, flujo de efectivo potencial y reducción de deuda. Tradicionalmente, una empresa designará un año fiscal y creará un presupuesto para el año. Puede ajustar el presupuesto en función de los ingresos reales o comparar los estados financieros reales para determinar qué tan cerca están de cumplir o superar el presupuesto.
La previsión toma datos históricos y condiciones actuales del mercado, y luego realiza predicciones sobre cuántos ingresos puede esperar una organización generar en los próximos meses o años. Las previsiones suelen ajustarse a medida que se disponga de nueva información.

«El 73% de las organizaciones ha informado de un cambio hacia una cultura de planificación continua en los últimos tres años.»

The Future of Planning, Budgeting and Forecasting, Survey 2016, FSN Publishing Ltd.

Las empresas deben de ser capaces de:

Actualizar rápidamente los planes y pronósticos en respuesta a nuevas amenazas y oportunidades.
Identificar y analizar el impacto de los cambios a medida que ocurren.
Fortalecer los vínculos entre los planes operativos y financieros.
Mejorar la comunicación y colaboración entre los contribuyentes del plan.
Entregar de manera constante planes y pronósticos oportunos y confiables, además de planes de contingencia para una variedad de eventos posibles.
Analizar las variaciones y desviaciones de los planes y tomar medidas correctivas de manera «“73% of organizations have reported a move to a culture of continuous

El proceso suele ser gestionado por un director financiero (CFO) y el departamento de finanzas. sin embargo, la definición se puede ampliar para incluir todas las áreas de planificación organizativa, incluida la planificación financiera y análisis, la planificación de la cadena de suministro, la planificación de ventas, la planificación de la fuerza laboral y la planificación de marketing.

Evolución histórica del proceso de creación de los presupuestos.

Las prácticas básicas de contabilidad empresarial se remontan al siglo XV, cuando los inversores venecianos llevaban un registro de sus expediciones comerciales en Asia utilizando la contabilidad de partida doble, estados de ingresos y balances.

La palabra «presupuesto» proviene del antiguo término francés «bougette», que significa «pequeña bolsa». El gobierno británico comenzó a utilizar la frase «abrir el presupuesto» a mediados del siglo XVIII, cuando el canciller presentaba los estados financieros anuales. A finales del siglo XIX, las empresas comenzaron a utilizar regularmente el término «presupuesto» para sus finanzas.

La predicción empresarial moderna surgió como respuesta a la devastación económica de la Gran Depresión de la década de 1930. Se desarrollaron nuevos tipos de estadísticas y análisis estadísticos que ayudaban a las empresas a predecir mejor el futuro. Surgieron firmas consultoras para ayudar a las empresas a utilizar estas nuevas herramientas de predicción.

La contabilidad y la previsión eran difíciles a principios del siglo XX, ya que dependían de ecuaciones manuscritas laboriosas, registros contables y hojas de cálculo. La aparición de las computadoras mainframe en la década de 1960 y las computadoras personales en la década de 1980 aceleró el proceso. Las aplicaciones de software como Microsoft Excel se volvieron ampliamente populares para la presentación de informes financieros. Sin embargo, los programas y hojas de cálculo de Excel eran propensos a errores de entrada y resultaban engorrosos cuando varios departamentos o individuos necesitaban colaborar en un informe.

A principios de la década de 2000, las empresas tuvieron acceso a fuentes de datos operativos cada vez mayores, así como a información fuera de los sistemas de transacciones corporativas, como el clima, el sentimiento social y los datos econométricos. La gran cantidad de datos disponibles para la previsión creó la necesidad de herramientas de software más sofisticadas para procesarlos.

Surgieron numerosos paquetes de software de planificación para manejar esta complejidad de datos, lo que hizo que la planificación, el presupuesto y la previsión fueran más rápidos y sencillos, tanto en términos de procesamiento como de colaboración. Con información predictiva extraída automáticamente de los datos, las empresas podían identificar tendencias en evolución y orientar la toma de decisiones con previsión, no solo con retrospectiva.

Hoy en día, los sistemas basados en la nube se están convirtiendo en el estándar, brindando más flexibilidad, seguridad y ahorro de costos, lo que ayuda a las organizaciones a generar predicciones y presupuestos precisos con menos errores.

A pesar de estos avances, las empresas siguen dependiendo en gran medida de las hojas de cálculo tradicionales. El setenta por ciento de las empresas afirman depender en gran medida de los informes de hojas de cálculo, con solo el dieciséis por ciento utilizando software especializado en las instalaciones, y solo el diez por ciento utilizando software en la nube para la planificación.

Importancia de crear un proceso oportuno (presupuestos)

Crear e implementar un proceso sólido de planificación, presupuesto y previsión ayuda a las organizaciones a establecer informes financieros y análisis más precisos, lo que potencialmente conduce a una previsión más precisa y, en última instancia, al crecimiento de los ingresos. Su importancia es aún más relevante en el entorno empresarial actual, donde competidores disruptivos están ingresando incluso en las industrias más arraigadas en tradiciones.

Crear e implementar un proceso sólido de planificación, presupuesto y previsión ayuda a las organizaciones a establecer informes financieros y análisis más precisos.

Cuando las empresas adoptan los datos y el análisis en conjunto con las mejores prácticas establecidas de planificación y previsión, mejoran la toma de decisiones estratégicas y pueden verse recompensadas con planes más precisos y previsiones más oportunas.

En general, estas herramientas y prácticas pueden ahorrar tiempo, reducir errores, promover la colaboración y fomentar una cultura de gestión más disciplinada que brinda una verdadera ventaja competitiva.

Específicamente, las empresas pueden:

Actualizar rápidamente los planes y previsiones en respuesta a nuevas amenazas y oportunidades, identificando áreas de riesgo lo suficientemente temprano como para rectificar los problemas antes de que se vuelvan graves.
Identificar y analizar el impacto de los cambios a medida que ocurren.
Fortalecer los vínculos entre los planes operativos y financieros.
Planificar y predecir mejor los flujos de efectivo.
Mejorar la comunicación y colaboración entre los colaboradores del plan.
Entregar de manera constante planes y previsiones oportunos y confiables, además de planes de contingencia, para una variedad de eventos posibles.
Analizar las variaciones y desviaciones de los planes y tomar acciones correctivas de manera rápida.
Crear un presupuesto específicamente para el crecimiento y tener confianza en cuánto se puede gastar.
Gestionar de manera más precisa los embudos de ventas mientras se realiza un seguimiento del desempeño en relación con los objetivos.
Tomar decisiones estratégicas más seguras basadas en datos sólidos, en lugar de esperanzas o conjeturas.
Proporcionar evidencia de la trayectoria futura de una organización a posibles inversores e instituciones crediticias basada en múltiples fuentes de datos y análisis sofisticados.

Obtener información: cómo elegir la solución adecuada

Evaluar y seleccionar un software de planificación, presupuesto y previsión es una tarea compleja. Requiere una cuidadosa consideración de la funcionalidad del software, su valor para el proceso de planificación y su capacidad para respaldar las mejores prácticas de planificación. También existen factores como la confiabilidad y el soporte del proveedor, las conexiones con la comunidad de usuarios y el compromiso con el éxito del cliente una vez completada la venta.

IBM Analytics (PDF, 352 kB) publicó recientemente una guía para ayudar a las organizaciones a evaluar el software de planificación, presupuesto y previsión, identificando cualidades clave a tener en cuenta:

¿Puede cambiar rápidamente los modelos y volver a prever con frecuencia, basándose en aportes de las unidades de negocio? ¿Puede actualizar los planes con la frecuencia necesaria?
¿Su información siempre está actualizada porque los usuarios contribuyen directamente a una base de datos central de planificación? ¿Sus consolidaciones y agregaciones se realizan automáticamente para cumplir fácilmente con los plazos?
¿Residen sus funciones de planificación, análisis, flujo de trabajo e informes en una plataforma común, reduciendo la necesidad de mantener sistemas de planificación «paralelos»?
¿Su solución se basa en la web? ¿Permite la participación en cualquier momento y desde cualquier lugar con una conexión segura?
¿Los usuarios pueden acceder a los datos y realizar análisis complejos sin la ayuda de TI? ¿Es posible utilizar una interfaz familiar de hoja de cálculo para acelerar la adopción por parte de los usuarios y acelerar el tiempo de valorización?
Capacidad de datos a escala empresarial. ¿Su solución es capaz de manejar volúmenes de datos muy grandes sin limitar el tamaño del cubo? Algunas soluciones no manejan bien la «distribución de datos», lo que obliga a dividir los datos en múltiples cubos para el análisis, lo que provoca problemas de control de versiones.
¿Sus gerentes pueden dedicar menos tiempo a administrar datos y más tiempo a gestionar el negocio?
¿Tiene la capacidad de personalizar las vistas para diferentes roles de usuario, para ayudar a aumentar la adopción y la propiedad del proceso? ¿Tiene capacidades de fórmulas que permiten modelar todos los impulsores comerciales relevantes?

La clave no es solo evaluar las características y capacidades del producto, sino también evaluar cómo se implementarán esas características por diferentes usuarios dentro de la organización. Es importante probar cualquier solución de planificación que sea utilizada por una amplia variedad de partes interesadas, como finanzas, operaciones, recursos humanos y ventas.