La planificación, los presupuestos y la previsión son típicamente un proceso de tres pasos para determinar y trazar los objetivos financieros a corto y largo plazo de una organización.
El proceso de planificación, que incluye la planificación, presupuestación, pronóstico, análisis e informes, presenta un desafío formidable para muchas empresas, independientemente de su tamaño o industria.
La planificación es un componente crucial tanto para la gestión financiera como para el rendimiento operativo, y puede contribuir en gran medida al éxito general de una empresa, especialmente en el entorno empresarial actual, donde competidores disruptivos ingresan incluso en las industrias más arraigadas en tradición.
«El 73% de las organizaciones ha informado de un cambio hacia una cultura de planificación continua en los últimos tres años.»
The Future of Planning, Budgeting and Forecasting, Survey 2016, FSN Publishing Ltd.
Las empresas deben de ser capaces de:
El proceso suele ser gestionado por un director financiero (CFO) y el departamento de finanzas. sin embargo, la definición se puede ampliar para incluir todas las áreas de planificación organizativa, incluida la planificación financiera y análisis, la planificación de la cadena de suministro, la planificación de ventas, la planificación de la fuerza laboral y la planificación de marketing.
Las prácticas básicas de contabilidad empresarial se remontan al siglo XV, cuando los inversores venecianos llevaban un registro de sus expediciones comerciales en Asia utilizando la contabilidad de partida doble, estados de ingresos y balances.
La palabra «presupuesto» proviene del antiguo término francés «bougette», que significa «pequeña bolsa». El gobierno británico comenzó a utilizar la frase «abrir el presupuesto» a mediados del siglo XVIII, cuando el canciller presentaba los estados financieros anuales. A finales del siglo XIX, las empresas comenzaron a utilizar regularmente el término «presupuesto» para sus finanzas.
La predicción empresarial moderna surgió como respuesta a la devastación económica de la Gran Depresión de la década de 1930. Se desarrollaron nuevos tipos de estadísticas y análisis estadísticos que ayudaban a las empresas a predecir mejor el futuro. Surgieron firmas consultoras para ayudar a las empresas a utilizar estas nuevas herramientas de predicción.
La contabilidad y la previsión eran difíciles a principios del siglo XX, ya que dependían de ecuaciones manuscritas laboriosas, registros contables y hojas de cálculo. La aparición de las computadoras mainframe en la década de 1960 y las computadoras personales en la década de 1980 aceleró el proceso. Las aplicaciones de software como Microsoft Excel se volvieron ampliamente populares para la presentación de informes financieros. Sin embargo, los programas y hojas de cálculo de Excel eran propensos a errores de entrada y resultaban engorrosos cuando varios departamentos o individuos necesitaban colaborar en un informe.
A principios de la década de 2000, las empresas tuvieron acceso a fuentes de datos operativos cada vez mayores, así como a información fuera de los sistemas de transacciones corporativas, como el clima, el sentimiento social y los datos econométricos. La gran cantidad de datos disponibles para la previsión creó la necesidad de herramientas de software más sofisticadas para procesarlos.
Surgieron numerosos paquetes de software de planificación para manejar esta complejidad de datos, lo que hizo que la planificación, el presupuesto y la previsión fueran más rápidos y sencillos, tanto en términos de procesamiento como de colaboración. Con información predictiva extraída automáticamente de los datos, las empresas podían identificar tendencias en evolución y orientar la toma de decisiones con previsión, no solo con retrospectiva.
Hoy en día, los sistemas basados en la nube se están convirtiendo en el estándar, brindando más flexibilidad, seguridad y ahorro de costos, lo que ayuda a las organizaciones a generar predicciones y presupuestos precisos con menos errores.
A pesar de estos avances, las empresas siguen dependiendo en gran medida de las hojas de cálculo tradicionales. El setenta por ciento de las empresas afirman depender en gran medida de los informes de hojas de cálculo, con solo el dieciséis por ciento utilizando software especializado en las instalaciones, y solo el diez por ciento utilizando software en la nube para la planificación.
Crear e implementar un proceso sólido de planificación, presupuesto y previsión ayuda a las organizaciones a establecer informes financieros y análisis más precisos, lo que potencialmente conduce a una previsión más precisa y, en última instancia, al crecimiento de los ingresos. Su importancia es aún más relevante en el entorno empresarial actual, donde competidores disruptivos están ingresando incluso en las industrias más arraigadas en tradiciones.
Crear e implementar un proceso sólido de planificación, presupuesto y previsión ayuda a las organizaciones a establecer informes financieros y análisis más precisos.
Cuando las empresas adoptan los datos y el análisis en conjunto con las mejores prácticas establecidas de planificación y previsión, mejoran la toma de decisiones estratégicas y pueden verse recompensadas con planes más precisos y previsiones más oportunas.
En general, estas herramientas y prácticas pueden ahorrar tiempo, reducir errores, promover la colaboración y fomentar una cultura de gestión más disciplinada que brinda una verdadera ventaja competitiva.
Específicamente, las empresas pueden:
Evaluar y seleccionar un software de planificación, presupuesto y previsión es una tarea compleja. Requiere una cuidadosa consideración de la funcionalidad del software, su valor para el proceso de planificación y su capacidad para respaldar las mejores prácticas de planificación. También existen factores como la confiabilidad y el soporte del proveedor, las conexiones con la comunidad de usuarios y el compromiso con el éxito del cliente una vez completada la venta.
IBM Analytics (PDF, 352 kB) publicó recientemente una guía para ayudar a las organizaciones a evaluar el software de planificación, presupuesto y previsión, identificando cualidades clave a tener en cuenta:
La clave no es solo evaluar las características y capacidades del producto, sino también evaluar cómo se implementarán esas características por diferentes usuarios dentro de la organización. Es importante probar cualquier solución de planificación que sea utilizada por una amplia variedad de partes interesadas, como finanzas, operaciones, recursos humanos y ventas.
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