El proceso de elaboración de nuestro presupuesto es un procedimiento laborioso y complejo que implica la participación de las partes interesadas de diversos departamentos, quienes contribuyen, validan y aprueban el presupuesto.
Sin una comunicación clara y una colaboración efectiva, se corre el riesgo de tener demasiados participantes involucrados. Como resultado, aumenta la probabilidad de cometer errores, lo que conlleva a un proceso presupuestario (presupuesto) largo e ineficiente.
Recientemente, un estudio realizado por Gartner reveló que el 72% de los líderes financieros están enfocados en mejorar la flexibilidad de los presupuestos y las proyecciones para el año fiscal respectivo.
Esto indica claramente que cada vez más directores financieros están cansados de los métodos antiguos y se centran en mejorar la flexibilidad del presupuesto y el proceso en su totalidad.
Directores financieros están cansados de los métodos antiguos y se centran en mejorar la flexibilidad del presupuesto y el proceso en su totalidad.
En este entorno dinámico, su organización no puede quedarse rezagada. Afortunadamente, los avances tecnológicos han dado lugar a la aparición de herramientas de planificación y análisis financiero que están revolucionando el panorama.
En este artículo, nos enfocaremos en los beneficios de contar con un proceso presupuestario (presupuestos) simplificado, revelaremos las debilidades comunes y discutiremos cómo optimizar el proceso presupuestario de su empresa.
El proceso presupuestario es un proceso de gestión de proyectos que implica evaluar y analizar la posición financiera de una empresa.
El proceso presupuestario es un ciclo continuo de planificación, elaboración, implementación y control del presupuesto de una organización, con el fin de optimizar la asignación de recursos y alcanzar los objetivos estratégicos y operativos.
Implica planificar y controlar el gasto de dinero durante un período determinado y pronosticar los recursos necesarios para diferentes proyectos en función de los objetivos estratégicos generales de la empresa.
El proceso presupuestario (creación de presupuestos) contribuye a que su organización alinee sus metas y objetivos con los ingresos y costos proyectados para cubrir sus operaciones.
Con ello, se adquiere una perspectiva más estratégica en materia financiera, lo que sitúa a la organización en una posición más sólida para construir una base financiera robusta. Asimismo, la organización se mantiene flexible y se adapta a las cambiantes condiciones del mercado.
Además, su organización identifica y prioriza sus necesidades financieras, lo cual le ayuda a determinar si requiere fondos adicionales de bancos e inversores para cumplir con sus obligaciones.
El proceso presupuestario permite que cada departamento conozca la disponibilidad de recursos monetarios durante un período determinado. Esto orienta la priorización de proyectos, asegurando que estén alineados con los objetivos estratégicos generales de la organización.
Asimismo, el proceso presupuestario permite al departamento de finanzas mantenerse al tanto de las actividades en cada departamento. Recopila datos y supervisa los gastos con el fin de identificar distintas necesidades en cada área. De esta manera, se pueden realizar ajustes en función de los requerimientos para el próximo año financiero.
La presupuestación es un proceso simple por defecto. Involucra personas, datos y procesos en varias etapas, y cada una de estas etapas requiere demasiado tiempo y recursos.
Modelos obsoletos
Los modelos obsoletos generan una participación pasiva en el proceso presupuestario, lo que lleva a que los equipos no aprovechen los datos disponibles para realizar contribuciones significativas al mismo. Por ejemplo, muchas empresas comienzan a elaborar presupuestos al menos seis meses antes del inicio del próximo año financiero.
Un ejemplo de modelo obsoleto es el enfoque presupuestario de arriba hacia abajo. A continuación, se muestra cómo se desarrollaría:
El vicepresidente de ventas instruye al equipo de ventas para que inicie el proceso de presupuestación.
El equipo de ventas se pone manos a la obra, identificando y pronosticando sus metas de ingresos y la forma en que administrarán los gastos en función de los datos disponibles.
El departamento de ventas envía el presupuesto al ejecutivo de ventas para su aprobación.
Desafortunadamente, el equipo ejecutivo devuelve el presupuesto con cifras que se supone que el equipo debe alcanzar, lo que anula sus planes, suposiciones y pronósticos.
Esto representa un problema, ya que desalinea al equipo con el presupuesto y los expone a posibles desviaciones del mercado que podrían obstaculizar los nuevos números proporcionados por el equipo ejecutivo.
Mala planificación
Si se ve en la necesidad de empezar desde cero cada vez que elabora un presupuesto, esto constituye una señal de una planificación deficiente.
Durante un período financiero determinado, ocurren numerosos acontecimientos. Si no ha estado recopilando datos a lo largo del tiempo, se encontrará en la situación de comenzar la planificación desde cero. Además, supongamos que no dispone del tiempo suficiente para investigar y consultar con todas las personas que deben contribuir al presupuesto. En tal caso, se ignorará información crucial que sería fundamental para hacer su presupuesto más efectivo.
La mala planificación no se limita únicamente a comenzar desde cero en cada ocasión, sino que también se extiende a flujos de trabajo ineficientes.
Los flujos de trabajo deficientes no logran aclarar los deberes y responsabilidades de cada parte interesada en el proceso presupuestario, lo cual genera falta de claridad y conflictos, lo que a su vez obstaculiza una colaboración efectiva.
Falta de perspectiva y costo de agenda.
La cantidad de análisis y nivel de detalle involucrados en el proceso de presupuestación conllevan una comunicación bidireccional entre diversas personas y departamentos.
Estas negociaciones abren la puerta a que la política y los miembros del equipo se enfoquen más en el qué se debe hacer que en el porqué se está haciendo, lo que resulta perjudicial tanto para la empresa como para los clientes.
Por ejemplo, es probable que un gerente de nivel medio cuyos incentivos estén vinculados al logro de objetivos de ingresos subestime las proyecciones de ingresos, facilitando así el cumplimiento de dichos objetivos. Esto afecta el desempeño de la compañía en el próximo período financiero.
En otros casos, los departamentos que buscan destacar entre sí no comparten información. Esto fomenta una mentalidad de compartimentalización, lo que implica que los datos en el presupuesto final no serán exhaustivos en absoluto.
El presupuesto no refleja la estrategia y los objetivos de la empresa
Cuando los directivos de alto y bajo nivel establecen objetivos divergentes, se generan presupuestos que no se alinean con la estrategia y los propósitos de la empresa. Por ejemplo, si las evaluaciones de desempeño para los gerentes de nivel inferior se fundamentan en el logro de metas de ingresos, se crearán presupuestos que busquen maximizar las ganancias y el retorno de la inversión.
En términos generales, esto no resulta necesariamente perjudicial. No obstante, si el objetivo de la empresa es garantizar la comercialización de productos de alta calidad, entonces un presupuesto que se focalice exclusivamente en los ingresos y las ganancias carecerá de alineación con los objetivos globales, lo cual repercutirá negativamente en el rendimiento general de la empresa.
Optimizar el proceso presupuestario no se limita únicamente a la mera finalización rápida del presupuesto. También implica garantizar la disponibilidad de datos precisos y suficientemente flexibles para adaptarse a las condiciones cambiantes del mercado a lo largo del año.
Esta perspectiva lo sitúa en una posición favorable para mejorar las operaciones de ingresos, el flujo de efectivo y la competitividad de la organización. Un proceso presupuestario optimizado le brinda la oportunidad de mejorar los flujos de trabajo existentes y tomar decisiones financieras y empresariales más acertadas en general.
Las metas y objetivos globales de su organización serán determinantes en la configuración final del presupuesto que implementará.
Antes de iniciar el proceso de presupuestación, es importante acordar los objetivos y metas de la empresa. Luego, asegúrese de que todos los involucrados en el proceso presupuestario comprendan cómo el presupuesto contribuirá a alcanzar dichos objetivos.
Comience por realizar un balance de lo que funcionó y lo que no funcionó en el año fiscal anterior, así como las lecciones que pretende aplicar en el futuro. Al revisar su información financiera existente, surgirán preguntas como las siguientes:
Con estos aspectos en mente, ya no se encontrará en una situación de enfoque “de arriba hacia abajo”, donde los altos ejecutivos establecen metas de ingresos que no se alinean con los datos disponibles en cada departamento.
Del mismo modo, los gerentes de nivel medio no se verán tentados a crear presupuestos carentes de valor.
Con el fin de evitar que el proceso de presupuestación se extienda demasiado, es fundamental diseñar todo el proceso con plazos específicos y brindar apoyo a todos los involucrados para que se mantengan dentro del cronograma establecido.
Para lograr esto, en primer lugar, identifique a todas las partes interesadas y notifíqueles acerca de los plazos críticos del presupuesto, tales como la fecha de inicio y la fecha de finalización. A continuación, desglose cada etapa del proceso (por ejemplo, revisión y validación) con fechas diferentes: establezca restricciones para cada etapa que ayuden al equipo a cumplir con el cronograma establecido.
Durante el proceso presupuestario, por ejemplo, será necesario obtener datos en tiempo real sobre las cuentas por pagar comerciales, lo cual le permitirá realizar pronósticos precisos y tomar decisiones fundamentadas en relación a su proceso de adquisición.
Con el fin de evitar múltiples iteraciones, programe reuniones para que los equipos compartan información relevante y puedan discutir cualquier discrepancia que pueda surgir a partir de los datos que poseen.
Si ha tenido dificultades con diferentes departamentos que no entregan sus presupuestos a tiempo, realice controles periódicos con ellos para obtener actualizaciones sobre su progreso. Estos registros también le ayudarán a identificar cualquier desafío, como el equilibrio entre el trabajo y el presupuesto, y abordarlos desde el principio.
Por ejemplo, en situaciones en las que diferentes departamentos tengan desacuerdos y todos quieran defender sus propios objetivos y asignaciones específicas, podrá resolverlo recordándoles que deben mantenerse alineados con los objetivos y metas de la organización.
El proceso de presupuestación implica la participación de diversas personas y departamentos, lo que conlleva a que todos los datos necesarios se encuentren almacenados en distintos lugares. Compartir manualmente el acceso a estos datos genera retrasos innecesarios en el proceso de presupuestación, validación y aprobación.
Si alguna de las partes interesadas no obtiene acceso oportuno a los datos que requiere, todo el proceso se detiene debido a cambios de último momento por parte de las distintas partes involucradas, lo cual provoca aún más retrasos.
Además de los inconvenientes que implica el proceso manual de otorgar acceso a todos los involucrados, se puede perder el control sobre quién tiene acceso a qué información, lo que podría derivar en accesos no autorizados a datos confidenciales, como métricas de recursos humanos que solo deben ser conocidas por un reducido grupo de personas.
Para evitar esta situación, es recomendable organizar todos los datos utilizando una solución basada en la nube, que permita almacenar toda la información en un único lugar. De esta manera, se facilita el acceso a todos los involucrados durante el proceso presupuestario, garantizando al mismo tiempo la confidencialidad de los datos.
Las personas involucradas en el proceso de presupuestación poseen distintos niveles de habilidad. Por ejemplo, si se utilizan hojas de cálculo, es posible que algunos miembros del equipo enfrenten dificultades con las fórmulas y la entrada manual de datos, lo cual genera demoras y errores durante el proceso de presupuestación.
Diversas partes interesadas clave obtienen datos de diversas fuentes. Esto dificulta garantizar la precisión de los datos y realizar un seguimiento de quiénes ingresan información en la hoja de cálculo. Contar con esta información le ayudará a comprender el contexto detrás de los datos ingresados y su procedencia.
Para nivelar el terreno de juego y mejorar los flujos de trabajo, la comunicación y la colaboración, es recomendable utilizar software de presupuesto empresarial. Este tipo de software también le permitirá identificar inconsistencias en sus datos y hacer un seguimiento de los cambios, de manera que pueda saber quién hizo qué y abordar cualquier discrepancia en los datos.
Una vez que haya preparado el presupuesto, es importante asegurarse de que las partes interesadas relevantes lo revisen y aprueben. Para evitar sugerencias innecesarias y ajustes constantes, le recomiendo crear copias digitales y compartirlas con aquellos que necesiten revisarlas, manteniéndolas abiertas a sugerencias.
Establezca una fecha límite clara y haga saber a los revisores que, si no presentan sugerencias antes de esa fecha, el presupuesto avanzará a la etapa de aprobación, impidiendo sugerencias de última hora.
El presupuesto de una empresa juega un papel crítico en sus operaciones. Por ende, muchas organizaciones buscan constantemente formas de optimizar su proceso de presupuestación y maximizar los recursos disponibles.
Un proceso de presupuestación optimizado le permitirá colaborar y comunicarse de manera efectiva a lo largo de todo el proceso, lo que resultará en presupuestos de mayor calidad y un mejor desempeño y crecimiento empresarial.
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